Основные режимы работы с таблицами
В новой версии Microsoft Access предусмотрены четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).
Режим Таблицы предназначен для работы с данными, включая их просмотр, редактирование, добавление и сортировку. В режиме Конструктора создается и редактируется структура таблицы, включая задание имен полей, их типов и свойств. Режимы Сводной таблицы и Сводной диаграммы используются для анализа данных с динамическими изменениями представления. Дополнительно существует режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как данные будут выглядеть на печати.
Для смены режима используется кнопка Вид (View) на панели инструментов. Она доступна в режимах:
- Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet);
- Конструктор таблиц (Table Design);
- Сводная таблица (PivotTable);
- Сводная диаграмма (PivotChart).
Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:
- двойным щелчком на имени таблицы в списке базы данных;
- выделив таблицу и нажав кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;
- щелкнув правой кнопкой мыши по имени таблицы и выбрав команду Открыть (Open) из контекстного меню.
После открытия таблицы в режиме Таблицы на экране появится окно с данными.
Рис. 2.1. Таблица "Клиенты", открытая в режиме Таблицы
В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячейки в одном столбце), а ниже находятся записи (строки), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней отображается указатель текущей записи — стрелка в поле выделения слева. В нижней части окна присутствуют кнопки навигации, которые позволяют:
- перемещаться на первую и последнюю запись;
- просматривать предыдущую и следующую записи;
- добавлять новую запись;
- просматривать общее количество записей.
Горизонтальная полоса прокрутки позволяет увидеть поля, не поместившиеся в окне, а вертикальная — записи, которые находятся за пределами видимой области.
На панели инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet) представлены основные команды работы с таблицей. Их описание приведено в таблице 2.1.
| Кнопка | Команда меню | Описание |
| Вид (View) | Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View) | Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отображения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и выберите нужный элемент. |
| Сохранить (Save) | Файл, Сохранить (File, Save) | Сохранение активной таблицы. |
| Найти (Search) | Правка, Найти (Edit, Find) | Поиск документов по содержанию. |
| Печать (Print) | Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать. | |
| Предварительный просмотр (Print Preview) | Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview) | Предварительный просмотр таблицы перед печатью. |
| Орфография (Spelling) | Сервис, Орфография (Tools, Spelling) | Проверка орфографии в текстовых полях таблицы. |
| Вырезать (Cut) | Правка, Вырезать (Edit, Cut) | Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена. |
| Копировать (Copy) | Правка, Копировать (Edit, Copy) | Копирование выделенных объектов в буфер обмена. |
| Вставить (Paste) | Правка, Вставить (Edit, Paste) | Вставка содержимого из буфера обмена. |
| Формат по образцу (Format Painter) | Копирование параметров форматирования из одного объекта в другой. | |
| Отменить (Undo) | Правка, Отменить (Edit, Undo) | Отмена последних действий. |
| Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) | Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column) | Вставка поля типа "гиперссылка". |
| Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) | Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending) | Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле. |
| Сортировка по убыванию (Sort Descending) | Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending) | Сортировка записей по убыванию значений в активном поле. |
| Фильтр по выделенному (Filter by selection) | Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection) | Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту. |
| Изменить фильтр (Filter by form) | Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form) | Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей. |
| Применение фильтра (Apply filter) | Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter) | Отображение отфильтрованных записей. |
| Найти (Find) | Правка, Найти (Edit, Find) | Поиск записи по заданным критериям. |
| Новая запись (New Record) | Вставка, Новая запись (Insert, New Record) | Добавление новой записи в таблицу. |
| Удалить запись (Delete Record) | Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record) | Удаление текущей записи из таблицы. |
| Окно базы данных (Database Window) | Окно, 1 (Window, 1) | Отображение окна базы данных. |
| Новый объект (New Object) | Создание нового объекта базы данных. | |
| Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) | Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help) | Получение справочной информации по Access. |
Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы
Для открытия таблицы в режиме Конструктора можно использовать два способа:
- выделить таблицу в списке и нажать кнопку Конструктор (Design);
- щелкнуть правой кнопкой по имени таблицы и выбрать команду Конструктор (Design).
После этого появится окно таблицы в режиме Конструктора с панелью инструментов Конструктор таблиц.
Рис. 2.2. Таблица "Клиенты", открытая в режиме Конструктора
Окно таблицы в режиме Конструктора разделено на две панели:
- Верхняя панель содержит три столбца: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). Здесь указываются имена полей и их тип данных, что является обязательным.
- Нижняя панель включает вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также контекстную справку.
Ключевое поле обозначается значком ключа в поле выделения. Для выбора поля необходимо щелкнуть по строке, после чего в нижней части окна отобразятся параметры для этого поля. Перемещение между столбцами осуществляется клавишей <Tab>, а перемещение по списку полей — стрелками вверх и вниз. Клавиша <F6> используется для переключения между панелями.
На панели инструментов Конструктор таблиц присутствуют уникальные кнопки:
- Ключевое поле (Primary Key) — добавляет или удаляет ключевое поле.
- Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
- Вставить строки (Insert Rows) — добавляет новые поля.
- Удалить строки (Delete Rows) — удаляет выбранные поля.
- Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.
- Построить (Build) — запускает окно Построителя полей.
Остальные кнопки панели аналогичны тем, что представлены в режиме Таблицы.
Режим Сводной таблицы предлагает удобные возможности для группировки и анализа данных, аналогичные сводным таблицам в Excel. Сводные таблицы позволяют суммировать и агрегировать данные, а также изменять представление информации. Этот режим является развитием перекрестных запросов Access.
Режим Сводной диаграммы предоставляет графическое отображение сводных таблиц, доступное в интерактивном режиме. В отличие от предыдущих версий Access, где диаграммы использовались только в отчетах, теперь они стали динамическими.
Хотя сводные таблицы и диаграммы можно создать для любой таблицы, они наиболее полезны при работе с запросами и формами, так как позволяют анализировать данные из нескольких таблиц. По этой причине рассмотрение этих режимов будет отложено до второй части книги, а в данной главе основное внимание будет уделено режимам Таблицы и Конструктора.