Создание таблицы путём импорта из текстового файла

Процесс импорта данных, хранящихся в текстовом файле, выполняется с помощью Мастера импорта текстов (Text Import Wizard). Этот инструмент позволяет загружать данные из различных текстовых форматов, таких как CSV (разделённый запятыми), TSV (разделённый табуляцией) или файлы с фиксированной шириной полей.

Для запуска процесса импорта выполните следующие действия:

  1. Откройте базу данных, в которую нужно импортировать данные из текстового файла. Активируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
  2. Выберите команду Файл → Внешние данные → Импорт (File → Get External Data → Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import).
  3. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) выберите Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *.asc) (Text Files). Откройте папку, содержащую текстовый файл, выделите его и нажмите кнопку Импорт (Import). Появится первое диалоговое окно Мастера импорта текстов (рис. 3.16).

Первое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Рис. 3.16. Первое диалоговое окно Мастера импорта текстов

  1. Выберите один из двух форматов текстовых файлов:
    • С разделителями (Delimited) — если данные разделены запятыми, табуляцией или другим символом.
    • Фиксированная ширина полей (Fixed Width) — если данные находятся в колонках с определёнными границами.
    В нижней части окна отобразится образец данных из файла, позволяющий визуально определить формат. Нажмите Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу.

Второе диалоговое окно Мастера импорта текстов для файлов с разделителями

Рис. 3.17. Второе диалоговое окно Мастера импорта текстов для файлов с разделителями

  1. Если файл содержит разделители полей, выберите символ разделителя (запятая, точка с запятой, табуляция и т. д.). Если текстовые значения заключены в кавычки, убедитесь, что выбран соответствующий ограничитель в списке Ограничитель текста (Text Qualifier).

Замечание

Если в первой строке файла содержатся названия столбцов, установите флажок Первая строка содержит имена полей (First Row Contains Field Names), чтобы Access правильно определил структуру таблицы.

Нажмите Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу мастера.

  1. Если файл содержит данные с фиксированной шириной полей, Access автоматически определит предполагаемые границы. Просмотрите образец данных и при необходимости отредактируйте границы столбцов:
    • Щелкните в нужном месте, чтобы добавить новый разделитель.
    • Перетащите существующие границы, чтобы скорректировать их расположение.
    • Щелкните на разделителе дважды, чтобы удалить его.
    После установки всех границ нажмите Далее (Next).

Третье диалоговое окно Мастера импорта текстов для файлов с фиксированной шириной

Рис. 3.18. Третье диалоговое окно Мастера импорта текстов для файлов с фиксированной шириной

  1. Выберите способ сохранения данных:
    • В новой таблице (In a New Table) — создаёт новую таблицу Access.
    • В существующей таблице (In an Existing Table) — добавляет данные в уже имеющуюся таблицу.
    Если выбрана опция В существующей таблице, выберите нужную таблицу в списке. Нажмите Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу.

Четвёртое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Рис. 3.19. Четвёртое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Замечание

При импорте в существующую таблицу Access 2002 сравнивает порядок и тип данных полей. Если структура данных не совпадает, возможны ошибки. В этом случае удобнее сначала загрузить данные в новую таблицу, а затем добавить их в нужную таблицу через запрос на добавление.

  1. В следующем окне можно настроить параметры каждого поля:
    • Пропустить поле — если не хотите импортировать этот столбец.
    • Изменить имя поля — ввести новое название для столбца.
    • Выбрать тип данных — изменить присвоенный Access тип данных (числовой, текстовый и т. д.).
    • Проиндексировать поле — если нужно добавить индекс.
    После настройки всех полей нажмите Далее (Next).

Пятое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Рис. 3.20. Пятое диалоговое окно Мастера импорта текстов

  1. На следующем шаге мастера импорта необходимо определить ключевое поле таблицы. Это важно для идентификации записей и предотвращения дублирования данных. Доступны три варианта:
    • Автоматически создать ключ (Let Access add Primary Key) — Access добавит поле Счётчик (AutoNumber), которое будет автоматически присваивать каждой записи уникальный идентификатор.
    • Определить ключ самостоятельно (Choose my own Primary Key) — выберите поле из списка, которое содержит уникальные значения (например, ID или Код клиента).
    • Не создавать ключ (No Primary Key) — используется, если ключевое поле не требуется.
    После выбора нажмите Далее (Next).

Шестое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Рис. 3.21. Шестое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Совет

Перед выбором ключевого поля убедитесь, что все значения в нём уникальны и не содержат пропусков.

  1. На последнем шаге мастера введите имя таблицы, в которую будут импортированы данные. По умолчанию Access предлагает имя, соответствующее названию текстового файла, но его можно изменить.
  2. Нажмите кнопку Готово (Finish), чтобы завершить процесс импорта.

После завершения импорта появится сообщение об успешном выполнении операции.

Замечание

Если Access обнаружит ошибки при импорте, он создаст таблицу Ошибки импорта (Import Errors). В ней будут перечислены строки, в которых произошли проблемы с типами данных, несоответствием форматов или отсутствующими значениями.

Чтобы проверить корректность данных, откройте импортированную таблицу в режиме Таблицы (Table). Если необходимо изменить структуру данных, откройте её в режиме Конструктора (Design View).

Теперь импортированные данные можно использовать в запросах, формах и отчётах Access.