Печать формы

Форма, так же как и таблица, запрос или отчёт в базе данных Microsoft Access, может быть напечатана. Это удобно, если требуется создать бумажный документ для отчётов, архивации данных или передачи информации в печатном виде.

Напечатать форму можно, находясь в любом режиме работы с ней, например, в режиме Формы или Таблицы. Однако внешний вид печатаемого документа зависит от текущего режима:

• Если форма печатается в режиме формы (Form View), её вид будет аналогичен экранному представлению.
• Если форма открыта в режиме таблицы (Datasheet View), напечатанные данные будут представлены в виде таблицы, как в обычном табличном отчёте.

Настройка параметров печати

Печать формы в Access осуществляется так же, как и печать таблиц, отчётов или документов Word. Для управления параметрами печати используются стандартные команды меню Файл (File):

• Параметры страницы (Page Setup) — настройка ориентации страницы, полей и других параметров;
• Предварительный просмотр (Print Preview) — просмотр формы перед печатью;
• Печать (Print) — отправка формы на принтер.

Также можно использовать кнопки на панели инструментов текущего режима работы с формой или панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview), чтобы быстро выполнить печать.

Предварительный просмотр формы перед печатью

Перед тем как отправить форму на печать, рекомендуется проверить, как она будет выглядеть на бумаге. Для этого в Access предусмотрен режим Предварительного просмотра (Print Preview).

Переключиться в этот режим можно следующим образом:

• Выбрать команду Файл → Предварительный просмотр (File → Print Preview);
• Нажать кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов;
• Использовать кнопку Вид (View) на панели инструментов и выбрать Предварительный просмотр.

В режиме предварительного просмотра можно:

• Просмотреть форму так, как она будет выглядеть при печати;
• Изменить параметры страницы, например, ориентацию (книжная или альбомная) и размер полей;
• Настроить параметры принтера, выбрать устройство вывода и количество копий.

Печать формы

После проверки формы в режиме предварительного просмотра можно отправить её на печать. Для этого:

• Выберите команду Файл → Печать (File → Print);
• Нажмите кнопку Печать (Print) на панели инструментов;
• Используйте комбинацию клавиш Ctrl + P для быстрого вызова окна печати.

В открывшемся окне выберите принтер, укажите диапазон страниц (если печать выполняется для нескольких страниц) и количество копий, затем нажмите ОК.

Возврат к предыдущему режиму

После завершения предварительного просмотра можно вернуться в прежний режим работы с формой. Для этого:

• Снова выберите команду Файл → Предварительный просмотр (File → Print Preview), чтобы отключить режим;
• Нажмите кнопку Закрыть (Close) на панели инструментов;
• Используйте кнопку Вид (View) и выберите нужный режим работы с формой.

Программная печать формы

Кроме стандартных методов печати, Microsoft Access позволяет выполнять печать форм программным путём. Это особенно полезно для автоматизации процессов и создания динамических отчётов.

Печать можно выполнить с помощью макросов или VBA (Visual Basic for Applications). Например, следующий код VBA отправит текущую форму на печать:

DoCmd.OpenForm "ИмяФормы"
DoCmd.PrintOut acPrintAll

Где "ИмяФормы" — это название формы, которую нужно напечатать. Этот код можно привязать к кнопке на форме, чтобы запускать печать одним нажатием.

Более сложные варианты программной печати будут рассмотрены в части II книги, где описываются макросы и VBA.

Выводы

Формы в Microsoft Access можно легко печатать так же, как таблицы и отчёты. Основные способы:

• Использование меню Файл и кнопок панели инструментов;
• Предварительный просмотр перед печатью;
• Программная печать с использованием VBA.

Благодаря этим возможностям можно удобно создавать печатные документы из базы данных Access, адаптируя их под разные задачи.