Cамоучитель MS Outlook → Outlook и Интернет → Мастер правил

Мастер правил

Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения, отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.

Мастер правил — это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.

Правила Outlook

Правила — это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).

В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.

Вид правила Описание правила 
Проверка сообщений после полученияПрименить это правило, когда получены сообщения
Проверка сообщений после отправкиПрименить это правило, когда отправлены сообщения
Перемещение новых сообщений от кого-либоПрименить это правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки> переместить в папку <имя> 
Уведомление при получении важных сообщенийПрименить это правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую важность. Известить меня, используя уведомление <текст> 
Перемещение сообщений на основе содержанияПрименить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя> 
Удаление обсужденияПрименить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в поле Тема (Subject). Удалить их
Отметка сообщений от кого-либоПрименить это правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>. Установить для них отметку <действие и срок> 
Определение категорий отправленных сообщенийПрименить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассылки>. Поместить их в категорию <имя> 
Определение категории на основе содержанияПрименить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя> 
Перемещение отправленных сообщенийПрименить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя> 
Прекращение обработки всех следующих правилПрименить это правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку правил

Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание

Создание правила

Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание — автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.

Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель — CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".

Пример 9.31. Создание правила

> Сервис > Мастер правил...

Создать...

Создать правило на основе шаблона

Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо

Описание правила

<отправители или список рассылки>

Имя City Cat

От

ок

<Имя>

Создать

Имя := <Имя папки>

Поместить в папку Входящие

ОК

ок

Далее>

Содержащие <текст> в поле "Тема"

<Текст>

Добавить новый := <текст> (рис. 9.47)

Добавить

ОК

Далее>

Далее>

Кроме содержащих вложения

Далее (рис. 9.48)

Name of Rule := <Имя правила>

Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие

Готово

ОК

После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.

Работа с правилами

Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.

В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.

Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.

Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.

Пример 9.32. "Ручное" выполнение правил

Выполнить...

CityCat

Включая вложенные папки

Применить к Все сообщения

Выполнить

В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.