Импорт и экспорт элементов

Выше мы рассмотрели простейшие способы сохранения элементов Outlook в виде файлов, имеющих стандартные типы. Но иногда необходимо перенести информацию из Outlook в другое приложение с наименьшей потерей информации или в приложение, вообще не. поддерживающее работу со стандартными форматами. Как быть в этом случае?

Outlook может решить и эту проблему. Посредством специальных конверторов элемент может быть сохранен в формате определенного приложения с наименьшей потерей информации. Набор конверторов Outlook достаточно широк и охватывает практически все популярные приложения управления информацией. Процесс конвертирования элемента Outlook в элемент другого приложения называется экспортом (Export), и наоборот, конвертирование из приложения в Outlook — импортом (Import).

Таблица типов

В табл. 17.1 приведены типы файлов, которые могут быть экспортированы и импортированы при использовании Outlook. Подробно о процедурах импорта и экспорта будет рассказано далее в этой главе.

Таблица 1 7, 1. Типы файлов, поддерживаемые Outlook

По умолчанию для некоторых приложений конверторы не устанавливаются, и при попытке экспортировать элемент в данный формат появится соответствующее предупреждение. Если вы с ним согласитесь, недостающий компонент будет установлен.

Если Outlook не имеет конвертора в формат какого-либо приложения А, то можно проявить смекалку и конвертировать вначале в стороннее приложение В, которое поддерживает необходимый формат. И уже средствами этого приложения конвертировать в требуемое приложение. Например, Outlook не поддерживает формат приложения Lotus 1-2-3, но, воспользовавшись приложением Excel, которое поддерживает работу с Lotus, можно добиться требуемого результата.

Экспорт элементов

Давайте рассмотрим конкретный пример экспорта информации. Характерным случаем в данной ситуации является перенос списка контактов из Outlook в другие приложения Microsoft Office (Excel или Access) для более специфической работы над ними средствами именно этого приложения. Допустим, что в нашем случае им будет являться Excel.

Пример 17.3. Экспорт элементов Outlook

> Файл > Импорт и экспорт...(Запустится мастер импорта и экспорта (рис. 17.5)

Выберите нужное действие Экспорт в файл Далее

Создать файл следующего типа Microsoft Excel Далее (рис. 17.6)

Выберите папку для экспорта Контакты Далее

Обзор

Папка <Имя папки>

Имя файла := Контакты

Далее

Экспорт "Контакты" из папки "Контакты"

Соответствие полей...

Прервем формальное рассмотрение работы Мастера экспорта и импорта, чтобы подробнее остановиться на работе с диалоговым окном Соответствие полей (Map Custom Fields). В левом списке (Из) отображаются все поля контакта. Используя кнопки <Назад и Далее>, можно просмотреть все контакты, точнее все значения полей для контактов. Правый список (В) отображает поля (и их порядок), которые будут показаны в таблице Excel. По умолчанию будут указаны все поля. Естественно, что это не всегда устраивает пользователя, поскольку большинство полей контакта могут быть не заполнены, и все равно они будут отображаться и занимать место.

Для изменения отображения полей нажмите кнопку Очистить (Clear Map), таким образом все поля из правого списка будут удалены. Для восстановления всех полей нажмите кнопку По умолчанию (Default Map). Теперь, когда правый список пуст, давайте добавим необходимые для отображения поля. Для этого выделите один из них в левом списке и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в правый список. Перенесите таким образом все необходимые поля. Для удаления поля из списка нужно проделать обратную процедуру: перенести поле из правого списка в левый. Порядок, в котором поля помещаются в правый блок, определяет расположение информации в экспортируемом файле. Позицию поля, вставляемого в правый список, можно менять путем перемещения этого поля по списку.

После указания полей в диалоговом окне Соответствие полей нажмите кнопку ОК, и вы автоматически вернетесь в режим работы Мастера экспорта. Осталось нажать кнопку Готово, после чего появится диалоговое окно Импорт и экспорт, демонстрирующее процесс конвертирования элемента. После преобразования элемента это диалоговое окно исчезнет, следовательно, Мастер завершил свою работу. Теперь можно открыть созданный файл и убедиться в правильности и точности заданных в Мастере правил преобразований.

Импорт элементов

Импорт — обратная экспорту процедура, т. е. данные из некоторого файла перемещаются в базу Outlook. Давайте проверим обратное преобразование файла Контакты.хls в папку Outlook. Для этого создайте специальную папку, например ИмпортКонтакты, в которую будет помещена информация из файла Excel.

Пример 17.4. Импорт элементов

>Файл > Импорт и экспорт... (Запустится мастер импорта и экспорта)

Выберите нужное действие Импорт из другой программы или файла

Далее

Выберите файл для импорта Microsoft Excel

Далее

Обзор

Папка <Имя папки>

Файл Контакты, xls

ОК

разрешить создание дубликатов (рис. 17.7) Далее

Выберите папку назначения ИмпортКонтакт Далее

Импорт "Контакты" в папку "ИмпортКонтакты"

Готово

Несколько замечаний к данному примеру.

Во-первых, если папка, в которую вы будете импортировать файл, уже содержит аналогичную информацию, следует подумать, прежде чем выбирать один из трех переключателей D диалоговом окне Импорт файла:

• заменять дубликаты при импорте (Replace duplicate with items imported). Это значение следует выбрать, если данные в импортируемом файле более свежие, чем в папке Outlook;
• разрешить создание дубликатов (Allow duplicates to be created). Это значение устанавливается по умолчанию. В этом случае после процедуры импорта можно открыть папку и изменить или удалить копии данных вручную. Режим наиболее безопасный, но, в то же время, на окончательную обработку информации уходит в несколько раз больше времени;
• не импортировать дубликаты (Do not import duplicates). Значение следует выбирать, если некоторые данные в папке более важны, чем данные, содержащиеся в импортируемом файле.

Именно поэтому мы и создали специальную папку, поскольку, если вы установили при экспорте контактов те же поля, то при импорте файла в папку Контакты можно было либо потерять информацию, либо получить в два раза больше контактов за счет копий.

Во-вторых, так же, как и в случае экспорта, пользователь может выбрать поля таблицы Excel, которые должны импортироваться. Помимо кнопки Соответствие полей, необходимой для изменения отображения полей, в том же диалоговом окне есть кнопка Назначение (Change Destination). Нажатие этой кнопки вызовет диалоговое окно Выбор папки (Select Folder), в-котором можно изменить папку назначения для импортируемой информации.

После того как файл импортировался, можно посмотреть результат, открыв папку ИмпортКонтакт.