Распространение плана в составе других документов

Обычно MS Project установлен у руководителя проекта, но не у бухгалтера или заказчика проекта. Кроме того, часто для согласования не требуется предоставлять план полностью, например при отправке документов заказчику в них может включаться лишь календарный план работ. Когда у получателя не установлен MS Project и когда не требуется передавать ему всю информацию из плана проекта, необходимые данные из плана включаются в состав документов в другом формате.

Перенести из MS Project в другой документ можно как таблицу, так и графическое изображение с диаграммой или представлением. Для переноса таблицы или ее части нужно выделить в MS Project диапазон ячеек и перетащить его мышью в другой документ. Можно воспользоваться и стандартными командами копирования и вставки.

Для переноса данных в виде изображения нужно воспользоваться командой меню Edit У Copy Picture (Правка > Копировать рисунок). При выборе этой команды открывается диалоговое окно для настройки параметров копирования проектных данных в рисунок (рис. 17.4, файл 1.mpp). Это диалоговое окно можно открыть и с помощью представленной ниже одноименной кнопки на стандартной панели инструментов .

Диалоговое окно содержит три раздела. В первом, Render image (Преобразовать изображение), следует указать, для какой цели вы готовите рисунок: для вставки в другой документ, для печати или для сохранения в файле. Чтобы скопировать рисунок для вставки в файл, нужно выбрать переключатель For screen (Для отображения на экране).

Если вы хотите распечатать рисунок, то выберите переключатель For printer (Для печати). В этом случае формат рисунка будет соответствовать размеру бумаги, установленной в принтере по умолчанию. Если вы выберете другой формат бумаги после того, как скопируете рисунок, то нужно будет скопировать его заново.

При выборе любого из этих двух переключателей рисунок сохраняется в буфере обмена. Но иногда требуется сохранить рисунок в виде файла на диске. В таком случае нужно выбрать переключатель То GIF image file (В файл GIF) и затем ввести имя файла в поле ввода.

После того как определен формат рисунка и его будущее расположение (буфер обмена или файл на диске), нужно выбрать данные для копирования. В разделе Сору (Копировать) определяется, все ли строки таблицы будут помещены на рисунок или только выделенные на экране. В первом случае нужно выбрать переключатель Rows on screen (Отображаемые строки), а во втором — Selected rows (Выделенные строки).

Кроме того, можно отобрать данные для рисунка за определенный временной интервал. Для этого в разделе Timescale (Шкала времени) предназначены переключатели As shown on screen (Как на экране) и From, To (С, По). Если выбрать первый вариант, то на рисунок попадут видимые на диаграмме данные, а если выбрать второй и указать временной диапазон, то только данные внутри этого временного диапазона.

Два последних раздела становятся недоступными, если в представлении нет таблицы или шкалы времени. Например, при копировании сетевой диаграммы в рисунок будут заблокированы оба раздела, а при копировании ресурсного графика — только первый из них, поскольку шкала времени на этой диаграмме есть.

В некоторых ситуациях полученный в результате копирования рисунок может оказаться слишком большим для вставки в другие приложения. Такое может произойти, например, когда вы копируете данные за определенный диапазон дат и при этом на шкале времени выбраны очень мелкие единицы измерения (например, часы) или число выделенных рядов таблицы слишком велико. В таком случае MS Project выведет диалоговое окно с предупреждением о том, что рисунок слишком велик, и предложит варианты решения проблемы (рис. 17.5).

Выбор переключателя Keep the selected range (Сохранить выбранный диапазон) приведет к тому, что рисунок будет помещен в буфер обмена в нынешнем виде. Если выбрать переключатель Zoom out the timescale so the picture can fit (Изменить масштаб шкалы времени, чтобы уместить рисунок), то вы вернетесь к работе с представлением и сможете отформатировать шкалу времени. Этот переключатель недоступен, если рисунок слишком длинный из-за большого числа задач, но нормальный по ширине.

Выбор переключателя Scale the picture to 55,88 cm in width (Изменить масштаб рисунка до ширины 55,88 см.) приведет к автоматическому изменению размера рисунка. С помощью этого же параметра изменяется и высота рисунка, если она превышена (в таком случае название переключателя изменится). Для того чтобы при изменении размера рисунка сохранились пропорции, нужно установить флажок Lock aspect ratio (Сохранит-ь пропорции).

С помощью переключателя Truncate the picture to 55,88 cm in width (Обрезать рисунок до ширины 55,88 см.) можно обрезать рисунок до нормальной ширины (и, при необходимости, высоты). В таком случае часть данных из выбранного диапазона не попадет на рисунок.

После того как рисунок помещен в буфер обмена, его можно вставить в нужный документ с помощью стандартных средств вставки.