Форматы отображения данных
Свойство Формат поля (Format) на вкладке Общие (General) позволяет задать форматы вывода текста, чисел, дат и времени как на экран, так и при печати. Для каждого типа поля существует набор встроенных стандартных форматов, которые используют локальные установки Windows, заданные в панели управления (Язык и стандарты). Однако пользователи могут определять собственные форматы с помощью специальных символов форматирования.
Свойство Формат поля (Format) используется не только в режиме Таблицы, но и в связанных элементах управления форм и отчетов, если для этих элементов управления не установлен другой формат.
Замечание
Свойство Формат поля (Format) влияет только на отображение данных и не изменяет способ их хранения.
В таблицах 2.6—2.11 приведены стандартные значения свойства Формат поля для различных типов данных, а также специальные символы для создания нестандартных форматов.
| Значение | Описание |
| Основной (General Number) | Числа отображаются так, как были введены. Пример: 12345,67 |
| Денежный (Currency) | Выводится с разделителями и символом валюты. Пример: 3 457 р. |
| Евро (Euro) | Выводится со знаком евро. Пример: 3 457 € |
| Фиксированный (Fixed) | Числа без разделителей групп разрядов. Пример: 3456,79 |
| С разделителями разрядов (Standard) | Числа с разделителями групп разрядов. Пример: 3 456,79 |
| Процентный (Percent) | Число умножается на 100 и добавляется %. Пример: 98,00% |
| Экспоненциальный (Scientific) | Числа в экспоненциальном виде. Пример: 3.46E+03 |
Таблица 2.6. Встроенные числовые форматы для числовых и денежных данных
По умолчанию, если свойство Число десятичных знаков установлено в значение Авто (Auto), форматы Фиксированный, С разделителями разрядов и Процентный отображаются с двумя десятичными знаками.
Числовые форматы можно определять вручную, используя специальные символы. Формат может состоять из одного или четырех разделов, разделяемых точкой с запятой (;). Каждый раздел отвечает за отображение различных типов значений:
- Первый раздел — формат положительных чисел.
- Второй раздел — формат отрицательных чисел.
- Третий раздел — формат нулевых значений.
- Четвертый раздел — формат пустых значений (Null).
| Символ | Описание |
| . (точка) | Десятичный разделитель. Выбирается в настройках Язык и стандарты Windows. |
| , (запятая) | Разделитель групп разрядов. |
| 0 | Отображает цифру или 0. |
| # | Отображает цифру или ничего не выводится. |
| $ | Добавляет символ доллара. |
| % | Формат процента, умножает число на 100 и добавляет символ %. |
| Е- или е- | Экспоненциальная нотация с отрицательной степенью. |
| Е+ или е+ | Экспоненциальная нотация с положительной степенью. |
Таблица 2.7. Символы форматирования для числовых типов данных
Замечание
Чтобы использовать в формате запятую или другой специальный символ, его необходимо заключить в кавычки, например, формат "# ##0,00" задает последовательности вида 1 000,00; 35 000,00.
| Значение | Описание |
| Полный формат даты (General Date) | Используется по умолчанию. Если значение содержит только дату, время не отображается; если только время — дата не показывается. Этот формат сочетает краткий формат даты и длинный формат времени. Примеры: 01.01.99 12:08:02 и 23.02.99 00:00:00 |
| Длинный формат даты (Long Date) | Совпадает с настройками панели управления Windows. Пример: 12 января 1999 г. |
| Средний формат даты (Medium Date) | Используется редко в российской практике. Пример: 03-янв-99 |
| Краткий формат даты (Short Date) | Предполагает, что даты из диапазона 01.01.00—31.12.29 относятся к годам 2000—2029, а даты 01.01.30—31.12.99 к 1930—1999. Пример: 11.06.95 |
| Длинный формат времени (Long Time) | Пример: 20:58:10 |
| Средний формат времени (Medium Time) | Используется редко. Пример: 5:34 PM |
| Краткий формат времени (Short Time) | Пример: 17:34 |
Таблица 2.8. Встроенные форматы для полей типа Дата/Время
Специальные форматы даты и времени определяются с помощью символов форматирования, представленных в таблице 2.9.
| Символ | Описание |
| : (двоеточие) | Разделитель компонентов времени, выбираемый в настройках панели управления Windows. |
| / (косая черта) | Разделитель компонентов даты. |
| c | Задает встроенный полный формат даты. |
| d | Номер дня месяца, состоящий из 1 или 2 цифр (1-31). |
| dd | Номер дня месяца в формате из 2 цифр (01-31). |
| ddd | Сокращенное название дня недели (Пн-Вс). |
| dddd | Полное название дня недели (понедельник — воскресенье). |
| ddddd | Задает встроенный краткий формат даты. |
| dddddd | Задает встроенный длинный формат даты. |
| w | Номер дня недели (1-7). |
| ww | Номер недели в году (1-53). |
| m | Номер месяца из 1 или 2 цифр (1-12). |
| mm | Номер месяца в формате из 2 цифр (01-12). |
| mmm | Сокращенное название месяца (янв-дек). |
| mmmm | Полное название месяца (Январь-Декабрь). |
| q | Номер квартала в году (1-4). |
| y | Номер дня в году (1-366). |
| yy | Последние две цифры года (01-99). |
| yyyy | Полный номер года (0100-9999). |
| h | Число часов, состоящее из 1 или 2 цифр (0-23). |
| hh | Число часов в формате из 2 цифр (00-23). |
| n | Число минут, состоящее из 1 или 2 цифр (0-59). |
| nn | Число минут в формате из 2 цифр (00-59). |
| s | Число секунд, состоящее из 1 или 2 цифр (0-59). |
| ss | Число секунд в формате из 2 цифр (00-59). |
| AM/PM | 12-часовой формат времени с добавлением AM или PM. |
| am/pm | 12-часовой формат времени с добавлением am или pm. |
| A/P | 12-часовой формат времени с добавлением A или P. |
| a/p | 12-часовой формат времени с добавлением a или p. |
Таблица 2.9. Символы форматирования для типа данных Дата/Время
Примеры:
"ddd, d/mmmm/yyyy" - Пн, 1/января/2001
"dd/mmm/yy" - 01/ЯНВ/01
"dddd, dd/mmmm/yyyy" - понедельник, 01/января/2001
"hh:nn:ss AM/PM" - 03:45:20 PM (12-часовой формат времени)
"hh:nn:ss" - 15:45:20 (24-часовой формат времени)
"mmmm/dd/yyyy" - январь/01/2001
"q-й квартал yyyy" - 1-й квартал 2023
"ww-неделя yyyy" - 05-неделя 2023 (номер недели в году)
Замечание
Специальные форматы даты и времени применяются в соответствии с локальными настройками, установленными в панели управления Windows. Если формат не соответствует этим настройкам, он будет проигнорирован.
Специальные форматы текстовых полей и полей MEMO могут включать один или два раздела, разделяемых точкой с запятой (;). Первый раздел описывает формат отображения текста, а второй — формат отображения пустых значений.
Замечание
В Microsoft Access различаются пустые значения и строки нулевой длины. Пустое значение (Null) означает, что в поле нет никакого значения, а строка нулевой длины указывает на пустую строку, например "". Пустые строки можно использовать для связи таблиц, в отличие от значений Null.
| Символ | Описание |
| @ | Обязательный текстовый символ или пробел. |
| & | Необязательный текстовый символ. |
| < | Преобразует все символы в строчные. |
| > | Преобразует все символы в прописные. |
Таблица 2.10. Символы форматирования для текстовых и MEMO-полей
Для логических полей свойство Формат (Format) позволяет выбрать один из встроенных форматов: Истина/Ложь (True/False), Да/Нет (Yes/No) или Вкл/Выкл (On/Off). В Microsoft Access логические поля по умолчанию отображаются с элементом управления Флажок (Check Box), при этом специальные форматы не применяются.
Специальные логические форматы могут содержать от одного до трех разделов, разделенных точкой с запятой (;). Первый раздел не влияет на формат значений, но точка с запятой обязательна. Во втором разделе указывается строковое выражение для значения Истина (True), а в третьем — для значения Ложь (False).
При создании форматов важно учитывать, что в одном формате нельзя смешивать специальные символы, относящиеся к разным типам данных (числовые, дата/время и текстовые форматы).
Для всех типов данных можно использовать универсальные символы форматирования, представленные в таблице 2.11.
| Символ | Описание |
| (пробел) | Выводит пробел как постоянный символ. |
| ! | Определяет выравнивание символов по левому краю. |
| "ABC" | Символы, заключенные в кавычки, считаются символьными константами. |
| * | Заполняет пустое пространство указанным символом. |
| \ | Отображает следующий символ как символьную константу. |
| [цвет] | Определяет цвет текста (например, [Red], [Blue], [Green]). |
Таблица 2.11. Универсальные символы форматирования для всех типов данных
При использовании специальных форматов для числовых и текстовых полей можно комбинировать несколько форматов, разделяя их точкой с запятой (;). Например, формат #,##0.00;(#,##0.00) определяет отображение положительных чисел с разделителями разрядов и двухзначной дробной частью, а отрицательные числа будут заключены в круглые скобки.
Ниже приведены несколько примеров специальных форматов:
- Формат:
00000— Отображает число с пятью знаками, добавляя нули слева при необходимости (например, 00045). - Формат:
#,###.00— Разделяет тысячи и показывает два десятичных знака (например, 1,234.50). - Формат:
"№ "00000— Добавляет префикс перед числовыми значениями (например, № 00123). - Формат:
@@@— Ограничивает длину текста тремя символами.
Использование специальных форматов помогает сделать данные более читаемыми и удобными для восприятия пользователями.
Замечание
Следует помнить, что при вводе данных они всегда сохраняются в исходном формате, независимо от того, какой формат отображения установлен.
Таким образом, настройка форматов отображения данных в Microsoft Access позволяет гибко управлять представлением чисел, дат и текстовых значений, что способствует удобству работы с таблицами и отчетами.