Форматы отображения данных

Свойство Формат поля (Format) на вкладке Общие (General) позволяет задать форматы вывода текста, чисел, дат и времени как на экран, так и при печати. Для каждого типа поля существует набор встроенных стандартных форматов, которые используют локальные установки Windows, заданные в панели управления (Язык и стандарты). Однако пользователи могут определять собственные форматы с помощью специальных символов форматирования.

Свойство Формат поля (Format) используется не только в режиме Таблицы, но и в связанных элементах управления форм и отчетов, если для этих элементов управления не установлен другой формат.

В таблицах 2.6—2.11 приведены стандартные значения свойства Формат поля для различных типов данных, а также специальные символы для создания нестандартных форматов.

Таблица 2.6. Встроенные числовые форматы для числовых и денежных данных

По умолчанию, если свойство Число десятичных знаков установлено в значение Авто (Auto), форматы Фиксированный, С разделителями разрядов и Процентный отображаются с двумя десятичными знаками.

Числовые форматы можно определять вручную, используя специальные символы. Формат может состоять из одного или четырех разделов, разделяемых точкой с запятой (;). Каждый раздел отвечает за отображение различных типов значений:

• Первый раздел — формат положительных чисел.
• Второй раздел — формат отрицательных чисел.
• Третий раздел — формат нулевых значений.
• Четвертый раздел — формат пустых значений (Null).

Таблица 2.7. Символы форматирования для числовых типов данных

Таблица 2.8. Встроенные форматы для полей типа Дата/Время

Специальные форматы даты и времени определяются с помощью символов форматирования, представленных в таблице 2.9.

Таблица 2.9. Символы форматирования для типа данных Дата/Время

Примеры:

"ddd, d/mmmm/yyyy" - Пн, 1/января/2001

"dd/mmm/yy" - 01/ЯНВ/01

"dddd, dd/mmmm/yyyy" - понедельник, 01/января/2001

"hh:nn:ss AM/PM" - 03:45:20 PM (12-часовой формат времени)

"hh:nn:ss" - 15:45:20 (24-часовой формат времени)

"mmmm/dd/yyyy" - январь/01/2001

"q-й квартал yyyy" - 1-й квартал 2023

"ww-неделя yyyy" - 05-неделя 2023 (номер недели в году)

Специальные форматы текстовых полей и полей MEMO могут включать один или два раздела, разделяемых точкой с запятой (;). Первый раздел описывает формат отображения текста, а второй — формат отображения пустых значений.

Таблица 2.10. Символы форматирования для текстовых и MEMO-полей

Для логических полей свойство Формат (Format) позволяет выбрать один из встроенных форматов: Истина/Ложь (True/False), Да/Нет (Yes/No) или Вкл/Выкл (On/Off). В Microsoft Access логические поля по умолчанию отображаются с элементом управления Флажок (Check Box), при этом специальные форматы не применяются.

Специальные логические форматы могут содержать от одного до трех разделов, разделенных точкой с запятой (;). Первый раздел не влияет на формат значений, но точка с запятой обязательна. Во втором разделе указывается строковое выражение для значения Истина (True), а в третьем — для значения Ложь (False).

При создании форматов важно учитывать, что в одном формате нельзя смешивать специальные символы, относящиеся к разным типам данных (числовые, дата/время и текстовые форматы).

Для всех типов данных можно использовать универсальные символы форматирования, представленные в таблице 2.11.

Таблица 2.11. Универсальные символы форматирования для всех типов данных

При использовании специальных форматов для числовых и текстовых полей можно комбинировать несколько форматов, разделяя их точкой с запятой (;). Например, формат #,##0.00;(#,##0.00) определяет отображение положительных чисел с разделителями разрядов и двухзначной дробной частью, а отрицательные числа будут заключены в круглые скобки.

Ниже приведены несколько примеров специальных форматов:

• Формат: 00000 — Отображает число с пятью знаками, добавляя нули слева при необходимости (например, 00045).
• Формат: #,###.00 — Разделяет тысячи и показывает два десятичных знака (например, 1,234.50).
• Формат: "№ "00000 — Добавляет префикс перед числовыми значениями (например, № 00123).
• Формат: @@@ — Ограничивает длину текста тремя символами.

Использование специальных форматов помогает сделать данные более читаемыми и удобными для восприятия пользователями.

Таким образом, настройка форматов отображения данных в Microsoft Access позволяет гибко управлять представлением чисел, дат и текстовых значений, что способствует удобству работы с таблицами и отчетами.