Использование Мастера подстановок

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок (Lookup Wizard). Рассмотрим создание столбца подстановок для поля КодКлиента в таблице Список рассылки оповещений. Это позволит при вводе данных в таблицу выбирать название организации вместо ввода неизвестного кода клиента.

Чтобы использовать Мастера подстановок, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть таблицу Поставщики предприятия в режиме Конструктора.
2. Выделить поле КодКлиента и выбрать в столбце Тип данных (Data Type) значение Мастер подстановок (Lookup Wizard) (Рис. 2.15).

Рис. 2.15. Первое диалоговое окно Мастера подстановок

3. В открывшемся диалоговом окне Мастер подстановок (Lookup Wizard) выбрать способ задания значений: Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the lookup column to look up the values in a table or query), так как в данном случае используем таблицу Клиенты (Customers). Нажать кнопку Далее (Next).

4. В следующем диалоговом окне выбрать таблицу Клиенты (Customers) и нажать кнопку Далее (Next) (Рис. 2.16).

Рис. 2.16. Второе диалоговое окно Мастера подстановок

5. В списке Доступные поля (Available Fields) отображаются все поля таблицы Клиенты (Customers). Переместить из списка доступных полей в список подстановки (Selected Fields) поля КодКлиента и Название, затем нажать кнопку Далее (Next) (Рис. 2.17).

Рис. 2.17. Третье диалоговое окно Мастера подстановок

6. Просмотреть столбец подстановки, используя перетаскивание границы для изменения ширины столбца. Оставить установленный по умолчанию флажок Скрыть ключевое поле (Hide key column), так как коды клиентов нам не нужны в раскрывающемся списке. Нажать кнопку Далее (Next) (Рис. 2.18).

Рис. 2.18. Четвертое диалоговое окно Мастера подстановок

7. Ввести название столбца подстановок и нажать кнопку Готово (Finish) (Рис. 2.19). При необходимости Access предложит сохранить внесенные изменения в таблицу — нажмите кнопку Да (Yes). На этом процедура создания столбца подстановок завершена.

Рис. 2.19. Пятое диалоговое окно Мастера подстановок

На нижней панели окна Конструктора таблиц находится вкладка Подстановка (Lookup), где определяются свойства поля, относящиеся к подстановке. Если для поля столбец подстановки не определен, то значение свойства Тип элемента управления (Display Control) для текстовых и числовых полей равно Поле (Text Box), а для логического типа — Флажок (Check Box). При этом остальные свойства на вкладке Подстановка (Lookup) отсутствуют.

Чтобы добавить к полю столбец подстановок, установите для свойства Тип элемента управления (Display Control) значение Поле со списком (Combo Box) или Список (List Box).

Для просмотра таблицы в режиме Таблицы эти поля абсолютно равноценны, но в формах они различаются. Поле Список отображается сразу в виде прокручиваемого списка, а Поле со списком представляет собой выпадающий список. (Подробнее о встроенных элементах управления в гл. 9.)

После выбора типа элемента управления на вкладке Подстановка (Lookup) появятся дополнительные свойства, управляющие параметрами подстановки (Рис. 2.20).

Рис. 2.20. Столбец подстановок в таблице "Список рассылки оповещений"

Таблица 2.5. Свойства подстановки для поля со списком

Если значение свойства Тип элемента управления (Display Control) равно Список (List Box), на вкладке Подстановка (Lookup) появляются только свойства, отмеченные в таблице звездочкой (*).