Создание таблицы путем ввода данных

Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (Рис. 2.5).

Создание таблицы путем ввода данных

Рис. 2.5. Создание таблицы путем ввода данных

Для создания таблицы необходимо выполнить следующие действия:

  1. Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.
  2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных (Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1 (Field1), Поле2 (Field2) и т. д. По умолчанию создается десять полей.
  3. Ввести требуемые данные в таблицу. Все записи в одном столбце должны иметь одинаковый тип данных.
  4. При необходимости можно задать собственные заголовки столбцов. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого введите новое название столбца.
  5. По завершении ввода данных нажмите кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
Диалоговое окно Сохранение

Рис. 2.6. Диалоговое окно Сохранение

  1. В появившемся диалоговом окне с вопросом Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table <имя таблицы>?) нажмите кнопку Да (Yes).
  2. Введите имя новой таблицы в окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) и нажмите кнопку ОК.

Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и предложит создать ключевое поле. Если хотите определить ключ самостоятельно, нажмите Нет (No), иначе нажмите Да (Yes), и Access автоматически создаст дополнительное поле, которое станет ключевым.

После выполнения всех шагов новая таблица появится в списке таблиц базы данных и будет содержать введенные данные. Если в один столбец были введены данные разных типов (например, числа, даты и текст), Access определит тип данных как Текстовый (Text).

Ввод данных в таблицу Access аналогичен вводу в Excel: можно использовать клавишу <Tab> для перехода между полями. Введенные данные автоматически сохраняются при переходе к следующей строке.

Подробнее режимы ввода и изменения данных в таблице описаны в разделе «Ввод и проверка данных» данной главы.