Экспорт данных в другие форматы

Microsoft Access 2002 предлагает расширенные возможности экспорта данных, что делает его удобным инструментом для обмена информацией с другими приложениями.

Данные из Access можно экспортировать в следующие форматы:

• Текстовые файлы — CSV, TSV, файлы с фиксированной шириной полей.
• Электронные таблицы — форматы Microsoft Excel (XLS).
• Документы HTML — веб-страницы с таблицами.
• Документы XML — структурированные файлы для обмена данными между системами.
• Документы Microsoft Word — для последующей работы с отчётами.

Возможности экспорта данных

Экспорт данных в Access можно выполнять не только из таблиц, но и из запросов. Это позволяет создавать отчёты и выгружать только нужные данные.

Кроме самих данных, можно экспортировать объекты Access, такие как:

• Формы.
• Отчёты.
• Макросы.

В данном разделе мы рассмотрим экспорт именно данных из таблиц Access. Об экспорте других объектов мы поговорим в соответствующих разделах.

Экспорт данных в текстовые файлы

Для экспорта данных в текстовый файл выполните следующие действия:

1. Откройте таблицу или запрос, данные из которых нужно экспортировать.
2. Выберите команду Файл → Экспорт (File → Export).
3. В открывшемся окне укажите Тип файла (Files of Type) — выберите Текстовый файл (Text File).
4. Нажмите кнопку Экспорт (Export).
5. В окне мастера экспорта выберите формат:
   • CSV — разделённые запятыми значения.
   • TSV — данные разделены табуляцией.
   • Фиксированная ширина — данные выравниваются по заданным позициям.

Экспорт данных в Microsoft Excel

Microsoft Excel — один из самых популярных форматов экспорта данных из Access.

1. Выберите таблицу или запрос для экспорта.
2. Перейдите в меню Файл → Экспорт (File → Export).
3. Выберите Microsoft Excel (*.xls) в списке форматов.
4. Нажмите кнопку Экспорт.

Экспорт данных в HTML

Данные из Access можно сохранить в виде веб-страницы. Для этого используйте функцию экспорта в HTML.

1. Выберите команду Файл → Экспорт.
2. В списке форматов укажите HTML.
3. Выберите путь для сохранения файла и нажмите Экспорт.

Экспорт данных в XML

Access 2002 поддерживает экспорт данных в XML, что позволяет использовать информацию в веб-сервисах и других базах данных.

1. Откройте таблицу или запрос.
2. Выберите Файл → Экспорт.
3. Выберите формат XML.
4. Укажите, хотите ли экспортировать только данные или вместе со структурой таблицы.
5. Нажмите ОК.

Экспорт данных в Microsoft Word

Если необходимо подготовить отчёт на основе данных из Access, удобнее всего экспортировать их в Word.

1. Выберите таблицу или запрос.
2. Откройте меню Файл → Экспорт.
3. Выберите Microsoft Word (*.rtf).
4. Нажмите Экспорт.

Автоматизация экспорта

Чтобы автоматизировать процесс экспорта, можно использовать макросы или VBA. Например, для экспорта таблицы в Excel можно использовать следующий VBA-код:

DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel9, "Имя_Таблицы", "C:\Файл.xls", True

Вывод

Экспорт данных в Access 2002 позволяет:

• Обмениваться информацией с другими программами.
• Готовить данные для анализа в Excel.
• Создавать отчёты в Word.
• Публиковать данные в виде HTML-страниц.
• Передавать структурированные данные в XML.

Использование автоматизированного экспорта с помощью макросов и VBA позволяет сократить время на подготовку данных и повысить удобство работы.