Экспорт в электронную таблицу или файлы dBASE, Paradox
Microsoft Access 2002 позволяет экспортировать данные в различные форматы, включая электронные таблицы Microsoft Excel и Lotus 1-2-3, а также файлы баз данных dBASE и Paradox.
Экспорт данных полезен, если необходимо передать информацию в другие системы для обработки, аналитики или совместной работы.
Процедура экспорта данных
Для экспорта таблицы Access в электронную таблицу или формат базы данных выполните следующие шаги:
- Откройте базу данных Access, содержащую таблицу, которую нужно экспортировать.
- Перейдите на вкладку Таблицы, чтобы отобразить список доступных объектов.
- Выберите таблицу, которую необходимо экспортировать.
- Выберите команду Файл → Экспорт (File → Export) или воспользуйтесь командой Экспорт (Export) из контекстного меню.
После этого появится окно Экспорт объекта (Export Table to), в котором можно выбрать формат экспорта и указать параметры сохранения.
Рис. 3.40. Диалоговое окно Экспорт объекта
Выбор формата экспорта
Access 2002 поддерживает экспорт в несколько форматов:
- Microsoft Excel (XLS) — наиболее популярный формат электронных таблиц.
- Lotus 1-2-3 (WK1, WK3, WK4) — используется в устаревших системах.
- dBASE (DBF) — совместим с различными базами данных.
- Paradox (DB) — используется в приложениях Borland.
Настройки экспорта в Excel
При экспорте данных в Microsoft Excel:
- Access создаёт новый файл Excel с листом, содержащим данные из таблицы.
- Форматирование таблицы Access (цвета, стили) не переносится в Excel.
- Числовые значения экспортируются в том формате, в котором они были сохранены в Access.
Как экспортировать данные в Excel:
- В окне Экспорт объекта выберите Microsoft Excel (*.xls) в списке Тип файла.
- Выберите папку для сохранения файла.
- Введите имя файла.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Замечание
Если таблица Access содержит вложенные объекты (например, изображения), они не будут экспортированы в Excel.
Экспорт данных в dBASE и Paradox
Форматы dBASE и Paradox широко использовались в базах данных, особенно в программах Borland и Clipper.
Как экспортировать данные в dBASE или Paradox:
- В окне Экспорт объекта выберите формат dBASE (*.dbf) или Paradox (*.db).
- Выберите папку, в которую нужно сохранить файл.
- Укажите имя файла.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Ограничения экспорта в dBASE и Paradox
- В этих форматах не поддерживаются длинные имена полей. Если в Access используются длинные названия столбцов, они будут автоматически обрезаны.
- Access может изменить тип данных некоторых полей, чтобы они соответствовали требованиям dBASE и Paradox.
Рекомендации перед экспортом
Перед экспортом данных в dBASE или Paradox рекомендуется:
- Создать временную таблицу и заменить длинные имена полей на короткие.
- Проверить, что в таблице нет дублирующихся названий столбцов.
- Убедиться, что типы данных соответствуют формату экспорта.
Замечание
Для экспорта в Paradox 8.0 или dBASE 7 необходимо, чтобы на компьютере был установлен Borland Database Engine (BDE) версии 4.x или выше.
Автоматизация экспорта с помощью VBA
Если требуется регулярно экспортировать данные, можно использовать макросы или VBA. Вот пример VBA-кода для экспорта таблицы в Excel:
DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel9, "Имя_Таблицы", "C:\Файл.xls", True
Аналогично можно выполнить экспорт в dBASE:
DoCmd.TransferDatabase acExport, "dBase III", "C:\База.dbf", acTable, "Имя_Таблицы", "Файл.dbf"
Вывод
Экспорт данных в электронные таблицы и базы данных позволяет использовать данные Access в других приложениях:
- Microsoft Excel — для анализа и обработки данных.
- Lotus 1-2-3 — для совместимости со старыми системами.
- dBASE и Paradox — для передачи информации в другие базы данных.
Перед экспортом важно проверить структуру таблицы, чтобы избежать ошибок при переносе данных.
Использование автоматического экспорта с помощью VBA или макросов позволяет упростить процесс и сократить время на подготовку данных.