Экспорт в электронную таблицу или файлы dBASE, Paradox

Microsoft Access 2002 позволяет экспортировать данные в различные форматы, включая электронные таблицы Microsoft Excel и Lotus 1-2-3, а также файлы баз данных dBASE и Paradox.

Экспорт данных полезен, если необходимо передать информацию в другие системы для обработки, аналитики или совместной работы.

Процедура экспорта данных

Для экспорта таблицы Access в электронную таблицу или формат базы данных выполните следующие шаги:

1. Откройте базу данных Access, содержащую таблицу, которую нужно экспортировать.
2. Перейдите на вкладку Таблицы, чтобы отобразить список доступных объектов.
3. Выберите таблицу, которую необходимо экспортировать.
4. Выберите команду Файл → Экспорт (File → Export) или воспользуйтесь командой Экспорт (Export) из контекстного меню.

После этого появится окно Экспорт объекта (Export Table to), в котором можно выбрать формат экспорта и указать параметры сохранения.

Рис. 3.40. Диалоговое окно Экспорт объекта

Выбор формата экспорта

Access 2002 поддерживает экспорт в несколько форматов:

• Microsoft Excel (XLS) — наиболее популярный формат электронных таблиц.
• Lotus 1-2-3 (WK1, WK3, WK4) — используется в устаревших системах.
• dBASE (DBF) — совместим с различными базами данных.
• Paradox (DB) — используется в приложениях Borland.

Настройки экспорта в Excel

При экспорте данных в Microsoft Excel:

• Access создаёт новый файл Excel с листом, содержащим данные из таблицы.
• Форматирование таблицы Access (цвета, стили) не переносится в Excel.
• Числовые значения экспортируются в том формате, в котором они были сохранены в Access.

Как экспортировать данные в Excel:

1. В окне Экспорт объекта выберите Microsoft Excel (*.xls) в списке Тип файла.
2. Выберите папку для сохранения файла.
3. Введите имя файла.
4. Нажмите кнопку Сохранить.

Экспорт данных в dBASE и Paradox

Форматы dBASE и Paradox широко использовались в базах данных, особенно в программах Borland и Clipper.

Как экспортировать данные в dBASE или Paradox:

1. В окне Экспорт объекта выберите формат dBASE (*.dbf) или Paradox (*.db).
2. Выберите папку, в которую нужно сохранить файл.
3. Укажите имя файла.
4. Нажмите кнопку Сохранить.

Ограничения экспорта в dBASE и Paradox

• В этих форматах не поддерживаются длинные имена полей. Если в Access используются длинные названия столбцов, они будут автоматически обрезаны.
• Access может изменить тип данных некоторых полей, чтобы они соответствовали требованиям dBASE и Paradox.

Рекомендации перед экспортом

Перед экспортом данных в dBASE или Paradox рекомендуется:

• Создать временную таблицу и заменить длинные имена полей на короткие.
• Проверить, что в таблице нет дублирующихся названий столбцов.
• Убедиться, что типы данных соответствуют формату экспорта.

Автоматизация экспорта с помощью VBA

Если требуется регулярно экспортировать данные, можно использовать макросы или VBA. Вот пример VBA-кода для экспорта таблицы в Excel:

DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel9, "Имя_Таблицы", "C:\Файл.xls", True

Аналогично можно выполнить экспорт в dBASE:

DoCmd.TransferDatabase acExport, "dBase III", "C:\База.dbf", acTable, "Имя_Таблицы", "Файл.dbf"

Вывод

Экспорт данных в электронные таблицы и базы данных позволяет использовать данные Access в других приложениях:

• Microsoft Excel — для анализа и обработки данных.
• Lotus 1-2-3 — для совместимости со старыми системами.
• dBASE и Paradox — для передачи информации в другие базы данных.

Перед экспортом важно проверить структуру таблицы, чтобы избежать ошибок при переносе данных.

Использование автоматического экспорта с помощью VBA или макросов позволяет упростить процесс и сократить время на подготовку данных.