Экспорт данных в текстовый файл
Экспорт данных из Microsoft Access в текстовый формат используется, когда необходимо передать данные в другие приложения, которые поддерживают только текстовые файлы. Например, многие системы бухгалтерского учёта, веб-приложения и базы данных поддерживают обмен данными через CSV (Comma Separated Values) или файлы с фиксированной шириной полей.
Access 2002 поддерживает два основных формата текстового экспорта:
- Файлы с разделителями (CSV, TSV) — значения разделяются запятыми, точками с запятой или табуляцией.
- Файлы с фиксированной шириной полей — каждая колонка имеет определённое количество символов.
Процедура экспорта данных в текстовый файл
Чтобы экспортировать таблицу Access в текстовый формат, выполните следующие шаги:
- Откройте базу данных Access и активируйте окно базы данных.
- Перейдите на вкладку Таблицы и выберите таблицу для экспорта.
- Выберите команду Файл → Экспорт (File → Export). Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Table to).
- В списке Тип файла (Save as Type) выберите Текстовые файлы (Text Files).
- Выберите папку для сохранения файла и укажите его имя.
- Нажмите кнопку Экспорт (Export).
Рис. 3.41. Диалоговое окно Экспорт текста
Настройка параметров экспорта
После запуска мастера экспорта можно выбрать параметры сохранения файла:
- Формат экспорта: CSV, TSV или фиксированная ширина.
- Символ разделителя: запятая, точка с запятой, табуляция.
- Использование заголовков: включать ли названия столбцов в первую строку.
Замечание
При экспорте данных в CSV Access 2002 автоматически заключает текстовые значения в кавычки, если они содержат пробелы или запятые.
Просмотр экспортированного файла
После завершения экспорта можно открыть созданный текстовый файл в любом текстовом редакторе, например, в "Блокноте".
Рис. 3.42. Текстовый файл "Поставщики", открытый в приложении "Блокнот"
Использование символов новой строки
При экспорте данных важно учитывать символы новой строки в текстовых полях. Некоторые программы могут интерпретировать их как разделители записей, что приведёт к ошибкам при обработке файла.
Замечание
Использование символов новой строки (\n
или \r\n
) в текстовых полях может привести к некорректному отображению данных при импорте в другие приложения.
Сортировка данных при экспорте
Порядок записей в экспортированном файле определяется первичным ключом таблицы. Если у таблицы нет первичного ключа, записи экспортируются в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.
Автоматизация экспорта с помощью VBA
Чтобы упростить экспорт данных, можно использовать VBA-код:
DoCmd.TransferText acExportDelim, , "Имя_Таблицы", "C:\Файл.csv", True
Этот код экспортирует данные в CSV-файл с заголовками.
Вывод
Экспорт данных в текстовый файл позволяет передавать информацию из Access в другие программы, обеспечивая совместимость с системами, которые работают только с текстовыми файлами.
Перед экспортом рекомендуется проверить структуру данных и убедиться, что выбран правильный разделитель и формат данных.
Использование VBA для автоматизации экспорта помогает ускорить процесс и сделать его более удобным.