Экспорт данных в текстовый файл

Экспорт данных из Microsoft Access в текстовый формат используется, когда необходимо передать данные в другие приложения, которые поддерживают только текстовые файлы. Например, многие системы бухгалтерского учёта, веб-приложения и базы данных поддерживают обмен данными через CSV (Comma Separated Values) или файлы с фиксированной шириной полей.

Access 2002 поддерживает два основных формата текстового экспорта:

Файлы с разделителями (CSV, TSV) — значения разделяются запятыми, точками с запятой или табуляцией.
Файлы с фиксированной шириной полей — каждая колонка имеет определённое количество символов.

Процедура экспорта данных в текстовый файл

Чтобы экспортировать таблицу Access в текстовый формат, выполните следующие шаги:

Откройте базу данных Access и активируйте окно базы данных.
Перейдите на вкладку Таблицы и выберите таблицу для экспорта.
Выберите команду Файл → Экспорт (File → Export). Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Table to).
В списке Тип файла (Save as Type) выберите Текстовые файлы (Text Files).
Выберите папку для сохранения файла и укажите его имя.
Нажмите кнопку Экспорт (Export).

Рис. 3.41. Диалоговое окно Экспорт текста

Настройка параметров экспорта

После запуска мастера экспорта можно выбрать параметры сохранения файла:

Формат экспорта: CSV, TSV или фиксированная ширина.
Символ разделителя: запятая, точка с запятой, табуляция.
Использование заголовков: включать ли названия столбцов в первую строку.

Замечание

При экспорте данных в CSV Access 2002 автоматически заключает текстовые значения в кавычки, если они содержат пробелы или запятые.

Просмотр экспортированного файла

После завершения экспорта можно открыть созданный текстовый файл в любом текстовом редакторе, например, в "Блокноте".

Рис. 3.42. Текстовый файл "Поставщики", открытый в приложении "Блокнот"

Использование символов новой строки

При экспорте данных важно учитывать символы новой строки в текстовых полях. Некоторые программы могут интерпретировать их как разделители записей, что приведёт к ошибкам при обработке файла.

Замечание

Использование символов новой строки (\n или \r\n) в текстовых полях может привести к некорректному отображению данных при импорте в другие приложения.

Сортировка данных при экспорте

Порядок записей в экспортированном файле определяется первичным ключом таблицы. Если у таблицы нет первичного ключа, записи экспортируются в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.

Автоматизация экспорта с помощью VBA

Чтобы упростить экспорт данных, можно использовать VBA-код:

DoCmd.TransferText acExportDelim, , "Имя_Таблицы", "C:\Файл.csv", True

Этот код экспортирует данные в CSV-файл с заголовками.

Вывод

Экспорт данных в текстовый файл позволяет передавать информацию из Access в другие программы, обеспечивая совместимость с системами, которые работают только с текстовыми файлами.

Перед экспортом рекомендуется проверить структуру данных и убедиться, что выбран правильный разделитель и формат данных.

Использование VBA для автоматизации экспорта помогает ускорить процесс и сделать его более удобным.