Использование списков значений

Для удобства ввода данных в поле таблицы в Microsoft Access предусмотрена возможность создания списков подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле. Списки подстановок могут быть двух типов:

• Список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчёта.
• Список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Создавать новые поля со списком подстановок или со списком значений можно как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы.

Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Конструктора, необходимо воспользоваться Мастером подстановок (Lookup Wizard), выбрав его в столбце Тип данных (Data Type) или определив параметры списка на вкладке свойств Подстановка (Lookup) (см. разд. "Использование Мастера подстановок" ранее в этой главе).

Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Таблицы, выполните следующие шаги:

1. Поместите указатель мыши в любую ячейку столбца, перед которым требуется вставить поле, и выберите в меню Вставка (Insert) команду Поле подстановок (Lookup Column).
2. Следуйте инструкциям Мастера подстановок.

После завершения работы Мастера подстановок в таблицу будет добавлено поле со списком подстановок.

Когда таблица открыта в режиме Таблицы, поле со списком ничем не отличается от обычного текстового поля. Однако при попадании курсора в это поле справа появляется кнопка со стрелкой. Если нажать эту кнопку, откроется список значений (Рис. 2.40).

Рис. 2.40. Поле со списком в режиме Таблицы

Для ввода значения в поле необходимо просто выбрать требуемое значение из списка. Это значительно упрощает процесс ввода данных и снижает вероятность ошибок.