Определение полей
При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил:
- Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.
- Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.
- Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name — имя).
- Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).
- Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([ ]).
Эти же правила действительны и для имен таблиц, а также других объектов Microsoft Access.
Совет
Рекомендуется не использовать очень длинные имена, т. к. они плохо запоминаются, и не включать в имена большое количество пробелов, особенно если с именами предполагается работать с помощью процедур Visual Basic for Application. Чтобы следовать этой рекомендации и при этом получать понятные имена, можно либо использовать вместо пробелов между словами знак подчеркивания (_), либо писать все слова слитно, но каждое начинать с заглавной буквы.
После ввода имени поля необходимо задать тип данных, которые будут находиться в этом поле. Наиболее удобным способом является выбор типа из списка, но наименование типа можно ввести и вручную. Обычно при ручном вводе Конструктор автоматически предлагает закончить вводимое название типа. В Microsoft Access имеются следующие типы данных:
- Текстовый (Text) — символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля (FieldSize), в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. При необходимости ввести строку большего размера, чем указано в данном свойстве, значение свойства следует изменить, так как место под дополнительные символы не резервируется. Независимо от длины текстового поля оно хранится в базе данных Access в записи переменной длины. Access не занимает память под неиспользуемую часть текстового поля в записи, что уменьшает общий размер базы данных.
- Поле MEMO (MEMO) — предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый (Text) тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.
Совет
Не используйте поле типа MEMO, если нужно будет сортировать записи таблицы по данному полю — это невозможно. Если 255 символов недостаточно для хранения всех данных, придется разбить его на два или три текстовых поля.
- Числовой (Number) — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет множество подтипов, выбор которых влияет на точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных используется свойство Размер поля (FieldSize). Данные этого типа могут занимать 1, 2, 4, 8 или 16 байт. По умолчанию используется подтип Длинное целое (LongInteger), который занимает 4 байта и представляет собой число в пределах от -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Помимо этого, доступны следующие подтипы:
- Байт (Byte) — 1 байт, числа от 0 до 255.
- Целое (Integer) — 2 байта, числа от -32 768 до 32 767.
- Одинарное с плавающей точкой (Single) — 4 байта, числа с плавающей запятой одинарной точности.
- Двойное с плавающей точкой (Double) — 8 байт, числа с плавающей запятой двойной точности.
- Десятичное (Decimal) — 12 байт, поддерживает точность до 28 знаков.
- Код репликации (Replication ID) — 16 байт, используется для уникальной идентификации записей.
- Дата/Время (Date/Time) — тип данных для представления даты и времени. Позволяет вводить даты в диапазоне от 100 до 9999 года. Размер поля составляет 8 байт. Даты и время хранятся в формате, где целая часть представляет дату, а дробная — время. Microsoft Access предоставляет широкий выбор форматов для отображения даты и времени.
- Денежный (Currency) — тип данных, предназначенный для хранения денежных значений с точностью до четырех десятичных знаков. Целая часть данных может содержать до 15 десятичных знаков.
- Счетчик (AutoNumber) — поле содержит уникальный номер, автоматически присваиваемый Microsoft Access каждой новой записи. Номер может генерироваться случайным образом или увеличиваться на единицу при добавлении новой записи. Поле типа счетчика не подлежит изменению и должно оставаться уникальным.
- Логический (Yes/No) — логическое поле, принимающее два значения: Да/Нет, Истина/Ложь или Включено/Выключено. Поле не может быть ключевым, но допускается его индексирование.
Внимание
Access использует значение -1 для представления Истина (True) и значение 0 для представления Ложь (False).
- Поле объекта OLE (OLE object) — используется для хранения ссылок на объекты OLE, такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Excel, изображения или мультимедийные файлы. Максимальный объем объекта ограничен доступным дисковым пространством. Данный тип поля позволяет внедрять файлы, созданные приложениями, которые не являются серверами OLE.
- Гиперссылка (Hyperlink) — позволяет хранить ссылки на внешние ресурсы, такие как файлы, веб-страницы или расположения внутри документов. Гиперссылка состоит из четырех частей:
- Отображаемый текст, который пользователь видит в таблице.
- Адрес ссылки (URL, путь к файлу или папке).
- Дополнительный адрес (указатель на конкретное место в документе или веб-странице).
- Текст всплывающей подсказки, отображаемый при наведении курсора.
Каждая из частей гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.
- Поле подстановок (Lookup Wizard) — запускает Мастер подстановок, который создает поле подстановок, позволяющее выбирать значения из списка фиксированных значений или из другой таблицы. Поле подстановок облегчает ввод данных, предоставляя пользователю список возможных значений.
Подробнее о работе с полем подстановок можно узнать в разделе «Использование Мастера подстановок» данной главы.
Как только выбран тип данных для поля, на нижней панели окна Конструктора таблиц отображаются свойства этого поля. Список свойств зависит от типа данных. Для просмотра или изменения свойств конкретного поля выполните следующие шаги:
- Выделите нужное поле таблицы, установив курсор в строку с именем поля в окне Конструктора.
- Перейдите на вкладку Общие (General) для просмотра общих свойств поля или на вкладку Подстановка (Lookup) для просмотра параметров подстановки.
Далее рассмотрим основные свойства полей для каждого типа данных.