Запросы и фильтры

Запрос на выборку в Microsoft Access позволяет отбирать данные по заданным условиям и формировать результирующую выборку без изменения исходных данных. Другой инструмент для отбора данных — фильтр, который также задаёт критерии выборки, но действует несколько иначе. Оба инструмента помогают работать с подмножествами записей, однако между ними есть важные различия.

Основные различия между запросами и фильтрами

• Фильтры не позволяют объединять данные из нескольких таблиц в одной строке.
• Фильтры отображают все поля таблицы, тогда как запрос может включать только нужные.
• Фильтры нельзя сохранить как отдельный объект базы данных — они сохраняются только в виде запроса.
• Фильтры не выполняют вычисления (например, суммы, средние значения, подсчёт записей).

Запросы обладают большим функционалом и позволяют:

• работать с данными таблицы, не открывая её напрямую;
• объединять данные из нескольких таблиц в одном запросе;
• отображать только выбранные поля, а не все данные таблицы;
• выполнять вычисления над значениями полей (например, суммирование, поиск среднего, подсчёт записей).

Когда использовать фильтр, а когда запрос?

Фильтры удобны для временного отбора данных в режиме Таблицы или Формы, когда требуется быстро отобразить только нужные записи без создания отдельного объекта базы данных. Запросы же используются для более сложной обработки данных, например, при анализе информации, построении отчётов или подготовке данных для экспорта.

Таким образом, если вам нужно временно скрыть ненужные записи без изменения структуры данных — используйте фильтр. Если же требуется сложная выборка, объединение таблиц или вычисления — запрос будет более подходящим инструментом.