Быстрый экспорт данных в другие приложения Microsoft Office

Microsoft Access 2002 предоставляет удобные инструменты для быстрого экспорта данных в приложения пакета Microsoft Office, включая Microsoft Excel и Microsoft Word.

Функция Связи с Office (Office Links) позволяет мгновенно передавать данные из таблицы или запроса Access в Excel или Word, что делает её полезной для анализа данных, построения отчётов и подготовки документов для рассылки.

Экспорт данных в Microsoft Excel

Наиболее удобный способ экспорта данных из Access в Excel — использование команды Анализ в MS Excel (Analyze It with Microsoft Excel).

Как экспортировать таблицу в Excel:

1. Откройте базу данных Access и перейдите на вкладку Таблицы.
2. Выберите таблицу, которую нужно экспортировать.
3. Нажмите стрелку справа от кнопки Связи с Office (Office Links) на панели инструментов.
4. Выберите команду Анализ в MS Excel (Analyze It with Microsoft Excel).

После этого Access автоматически создаст новый файл Excel, экспортирует в него данные и откроет его в приложении Microsoft Excel.

Рис. 3.43. Диапазон ячеек таблицы Access после экспорта в Excel

Экспорт части таблицы Access

Если необходимо экспортировать только часть таблицы, можно:

• Выделить подмножество строк с помощью фильтра.
• Выбрать конкретные ячейки вручную.

После этого выполните команду Сервис → Связи с Office → Анализ в MS Excel (Tools → Office Links → Analyze It with Microsoft Excel), и выбранные данные будут переданы в Excel.

Экспорт данных в Microsoft Word

Microsoft Access 2002 позволяет выполнять слияние данных с документами Microsoft Word. Это удобно для подготовки персонализированных писем, рассылок и других документов.

Как выполнить слияние данных Access с Word:

1. Откройте базу данных Access и выберите таблицу или запрос.
2. Перейдите в меню Сервис → Связи с Office → Объединить с Microsoft Word (Tools → Office Links → Merge It with Microsoft Word).
3. Выберите существующий документ Word или создайте новый.
4. Access запустит мастер слияния, где можно выбрать, какие поля будут вставлены в документ.

Применение слияния данных Access в Word

Слияние данных полезно для автоматического заполнения документов. Например, можно создать шаблон письма в Word, а затем автоматически подставлять в него данные из Access, такие как:

• ФИО клиента.
• Адрес.
• Детали заказа.

Использование запросов для экспорта данных

Объектом экспорта может быть не только таблица, но и запрос. Запрос позволяет выбрать только нужные записи и выполнить фильтрацию данных перед экспортом.

Подробнее о передаче результатов запроса в другие приложения см. раздел "Передача результатов запроса в другие приложения" в главе 4.

Автоматизация экспорта с помощью VBA

Для ускорения экспорта можно использовать VBA-код.

Экспорт таблицы в Excel:

DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel9, "Имя_Таблицы", "C:\Файл.xls", True

Экспорт данных в Word:

DoCmd.RunCommand acCmdMergeItWithWord

Вывод

Быстрый экспорт данных из Access в Excel и Word позволяет:

• Мгновенно передавать таблицы или их фрагменты в Excel.
• Создавать персонализированные документы Word с данными из базы.
• Автоматизировать процесс слияния и экспорта данных.

Использование команды Связи с Office (Office Links) упрощает процесс передачи данных и делает интеграцию Access с Excel и Word удобнее.