Печать результатов запроса

Результаты запроса можно не только посмотреть на экране, но и напечатать. Microsoft Access предлагает несколько способов вывода запроса на печать, в зависимости от необходимых параметров и предпочтений пользователя.

Способы печати результатов запроса

Существует несколько способов печати данных из запроса:

1. Печать всей таблицы - можно просто открыть запрос в режиме Таблицы и нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов. В этом случае запрос будет напечатан на принтере, установленном по умолчанию, с использованием стандартных параметров.
2. Настраиваемая печать - если требуется изменить параметры печати, выполните команду Файл → Печать (File → Print). Откроется стандартное окно Печать (Print) (рис. 4.39), где можно выбрать дополнительные параметры.

Рис. 4.39. Диалоговое окно Печать

Настройка параметров печати

В диалоговом окне Печать можно изменить несколько параметров:

• Выбор принтера - можно указать, на каком устройстве будет напечатан документ.
• Выбор диапазона печати - можно напечатать все записи, только выделенные или определённый диапазон.
• Настройка ориентации страницы - можно выбрать книжную или альбомную ориентацию.

Чтобы напечатать только выделенные записи, сначала отметьте нужные строки в таблице, затем в окне печати установите переключатель Выделенные записи (Selected Record(s)).

Использование предварительного просмотра

Перед печатью рекомендуется использовать Предварительный просмотр (Print Preview). Это позволяет увидеть, как будет выглядеть документ, и при необходимости скорректировать параметры печати.

• Нажмите кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов.
• Откроется режим просмотра, где можно настроить масштабирование и разметку страницы.
• Чтобы напечатать, нажмите кнопку Печать (Print).

Настройки печати запроса выполняются так же, как и для таблицы. Подробнее об этом можно прочитать в разделе "Работа с таблицами"главы 2.

Печать напрямую из окна базы данных

Можно напечатать результат запроса, даже не открывая его:

1. Выделите нужный запрос в списке запросов в окне базы данных.
2. Щёлкните правой кнопкой мыши по названию запроса.
3. Выберите в контекстном меню команду Печать (Print).

Рекомендации по печати больших запросов

Если запрос содержит большое количество данных, при печати могут возникнуть проблемы, связанные с разбиением на страницы. Вот несколько рекомендаций для корректного вывода на печать:

• Настройте поля и ширину столбцов, чтобы избежать обрезания текста.
• Используйте альбомную ориентацию для широких таблиц.
• Разбейте длинный запрос на несколько частей, если он не помещается на страницу.
• Рассмотрите возможность экспорта данных в Excel или PDF перед печатью.

Заключение

Microsoft Access предоставляет несколько способов печати данных из запроса. В большинстве случаев достаточно открыть запрос и воспользоваться кнопкой Печать. Однако для сложных таблиц лучше использовать Предварительный просмотр и настройки печати, чтобы добиться наилучшего результата.